Jos Excel-taulukot sisältävät paljon tietoa, voit luoda interaktiivisen kojelaudan, jonka avulla voit hallita tietoja helposti. Kojelauta tiivistää tärkeimmät tiedot, jotta saat tarvitsemasi tiedot nopeasti yhdellä silmäyksellä. Ensin sinun on päätettävä, mitä tietoja haluat kojelaudan näyttävän. Selaa tietosi ja päätä, mitä haluat sisällyttää kojelautaan ja miten nämä tiedot näytetään. Voit halutessasi kuvata sen viivakaavioina, ympyräkaavioina, sirontakaavioina tai jonakin muuna.
Kun olet päättänyt, mitä tietoja haluat sisällyttää ja miten ne näytetään kojelaudassa, on aika valmistella ne. Tietojesi valmistelu kojelautaa varten helpottaa kojelaudan määrittämistä, varmistaa sen sujuvan toiminnan ja säästää paljon aikaa. Varmista, että jokaisella työkirjan arkilla, josta käytät tietoja kojelaudan luomiseen, on oma nimi.
Vaihe 1: Tuo tiedot Exceliin
Voit aloittaa kojelaudan luomisen heti, jos tietosi ovat jo Excelissä. Jos se ei ole, sinun on ensin tuotava se ohjelmaan. Voit tehdä tämän useilla tavoilla, kuten kopioimalla ja liittämällä sen Excel-työkirjaan, käyttämällä API:ta, kuten Open Database Connectivity (ODBC) tai Supermetrics, tai apuohjelmaa, kuten Microsoft Power Query. Helpoin tapa on kuitenkin käyttää ”Hae tiedot” -vaihtoehtoa.
- Avaa tyhjä Excel-taulukko ja napsauta yläreunassa olevaa Data-välilehteä.
- Kun olet Tiedot-välilehdessä, napsauta vasemmalla olevaa ”Hae tiedot” -vaihtoehtoa ja siirry sitten kohtaan ”Tiedostosta” ja napsauta sitten ”Excel-työkirjasta”.
- Siirry sitten sinne, missä tuotavat tiedot sijaitsevat, ja valitse se. Odota, kunnes Excel tuo tiedot ja tekee ne käyttövalmiiksi.
Vaihe 2: Määritä työkirja
- Avaa uusi Excel-työkirja ja luo vähintään kaksi välilehteä tai laskentataulukkoa. Luo esimerkiksi kolme välilehteä ja anna niille nimet ”Raakatiedot”, ”Kaaviotiedot” ja ”Käyttöpaneeli”.
- Työkirjan raakadatan tulee olla Excel-taulukon muodossa, jossa on eri soluissa eri datapisteitä. Tätä prosessia kutsutaan usein ”tietojesi puhdistamiseksi”, ja voit käyttää tätä mahdollisuutta löytääksesi ja poistaaksesi mahdolliset virheet.
- Kun olet puhdistanut tietosi, on aika analysoida ne. Tutki tietoja ja päätä, mitä haluat sisällyttää Excel-koontinäyttöön.
- Voit lisätä tarvittavat tietopisteet Kaavion tiedot -laskentataulukkoon kopioimalla ne ja liittämällä ne laskentataulukkoon.
Vaihe 3: Luo hallintapaneeli
Kun olet valmistellut Excel-laskentataulukon tiedot ja päättänyt kojelaudan tarkoituksen, on aika luoda se. Tähän mennessä sinun pitäisi olla jo päättänyt, kuinka haluat tietojen näkyvän visuaalisesti, joko ympyräkaaviona, pivot-kaaviona, pylväskaaviona jne. Aloitetaan klusteroidusta sarakekaaviosta.
- Napsauta Excel-työkirjan alaosassa olevaa ”dashboard”-laskentataulukkoa vaihtaaksesi siihen.
- Kun olet ”kojelauta”-työarkissa, napsauta yläreunassa olevaa ”Lisää”-valikkoa ja napsauta sitten ”sarakkeet”-kuvakkeen vieressä olevaa pudotusvalikkopainiketta.
- Napsauta avautuvassa avattavassa valikossa klusteroitu sarake -kuvaketta. Kuvakkeet voivat näyttää erilaiselta, jos käytät Excelin vanhempaa versiota.
- Tyhjän ruudun pitäisi nyt näkyä kojelaudan laskentataulukossa. Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten ’Valitse tiedot’.
- Napsauta sitten alareunassa olevaa Kaavion tiedot -välilehteä ja valitse tiedot, jotka haluat sisällyttää kojelautaan. Älä valitse otsikoita, kun valitset sarakekaavioon sisällytettävät tiedot.
- Paina Enter, niin ryhmitellyn sarakekaavion hallintapaneelin pitäisi ilmestyä eteen.
- Voit muokata kaaviota napsauttamalla sitä uudelleen hiiren oikealla painikkeella ja napsauttamalla ’valitse tiedot’ -vaihtoehtoa kuten aiemmin.
- Tämä tuo esiin ”Valitse tietolähde” -valintaikkunan. Napsauta Muokkaa-painiketta kohdassa ”Vaakasuuntaiset (luokka) akselin tarrat” ennen kuin valitset näytettävät tiedot.
- Voit myös antaa kaaviollesi otsikon. Kaksoisnapsauta kaavion yläreunaa, jossa lukee ”kaavion otsikko”, ja kirjoita nimi, jota haluat käyttää.
Asiat tietää
- Riippuen siitä, mitä Microsoft Officen versiota käytät, eri valikoissa ja välilehdissä voi olla erilaisia vaihtoehtoja, kuten kaavion suunnittelua ohjaavat.
- Jotta kojelautasi olisi tehokkain, varmista, että käytät yhtenäisiä väriteemoja, kirjasintyylejä ja muotoilua.
- Jos haluat, että hallintapaneelisi heijastelee tietojesi muutoksia automaattisesti, voit valita dynaamisen kaavion kojelautaa luodessasi.
- Kun kojelauta on luotu, lisää tarroja ja huomautuksia eri elementteihin, jotta tietojen välittäminen katsojille on helppoa.
- Voit myös lisätä elementtejä, kuten painikkeita, suodattimia ja avattavia valikoita, jotta kojelautastasi tulee interaktiivinen ja muokattavissa.
Vastaa