Sähköpostien hallinta näyttää yhdeltä niistä tehtävistä, jotka aiot tehdä aina kun sinulla on aikaa, mutta sitä ei koskaan tehdä. Yhä useammat sähköpostit tulvii postilaatikkoasi, mikä tekee etsimäsi löytämisestä vaikeaa ja aikaa vievää. Itse asiassa saatat viettää enemmän aikaa oikeiden sähköpostien etsimiseen kuin niiden lukemiseen.
Tämä on totta, vaikka luottaisit Gmailiin, jossa on useita hienoja ominaisuuksia, kuten tunnisteita ja suodattimia, jotka helpottavat sähköpostin hallintaa. Haluamme kuitenkin kertoa sinulle, että Gmail-postilaatikon järjestäminen on paljon helpompaa kuin uskotkaan ja tarjoaa useita etuja, kuten paremman ajanhallinnan, parannetun tuottavuuden ja paremman viestinnän.
Ja nämä edut voivat puolestaan auttaa lievittämään ylikuormitetun postilaatikon aiheuttamaa stressiäsi. Noudata vain tässä viestissä jakamiamme vinkkejä, niin saat pian puhtaamman, helpompikäyttöisen Gmail-postilaatikon ja täydellisen mielenrauhan.
Varmista, että asiaankuuluvat sähköpostit näkyvät yläreunassa
Sähköpostilaatikko täynnä sähköposteja voi olla vaikea navigoida, ja se voi tehdä tarvitsemasi tiedon löytämisestä melko haastavaa. Vältä tämä varmistamalla, että asiaankuuluvat sähköpostisi näkyvät yläreunassa. Voit tehdä sen käyttämällä Gmailin sisäänrakennettuja ominaisuuksia.
Oletuksena Gmail tarjoaa viisi vaihtoehtoa sähköpostien järjestämiseen – Tärkeät ensin, Lukemattomat ensin, Tähdellä merkityt ensin, Tärkeät postit ja Useita postilaatikoita. Voit muuttaa ensin näkyvät sähköpostit seuraavasti.
- Napsauta Gmail-postilaatikon oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta ja sitten Näytä kaikki asetukset -painiketta.
- Kun Asetukset-pääsivu avautuu, vaihda Saapuneet-välilehteen. Valitse sitten haluamasi postilaatikko Saapuneet-kansion tyyppi -vaihtoehdosta.
- Valitse Tärkeät ensin, jos haluat antaa Gmailin näyttää sinulle tärkeimpinä pitämänsä sähköpostiviestit. Vaihtoehtoisesti voit valita, haluatko tarkastella ensin lukemattomia tai tähdellä merkityt viestit. Voit myös asettaa sen Tärkeät postit -kansioon, jonka avulla Gmail oppii, minkä sähköpostien kanssa käytät useimmin, jotta se voi näyttää ne yläreunassa.
Mukauta Saapuneet-kansiosi näkymää
Gmailin avulla voit muokata postilaatikkoasi monin eri tavoin. Voit esimerkiksi valita, miten sähköpostiviestit näkyvät.
- Napsauta rataskuvaketta avataksesi Asetukset-paneelin.
- Valitse oletus-, mukava- ja kompaktinäkymät. Oletusasetus näyttää lähettäjän nimen ja liitteen tyypin aiheen alla. Voit avata liitteitä suoraan postilaatikostasi tällä näkymällä.
- Mukava vaihtoehto kertoo, että liitteet ovat läsnä paperiliitinkuvakkeen avulla, mutta se ei anna sinun avata liitteitä suoraan. Lopuksi Compact-vaihtoehdon avulla voit tarkastella lisää sähköpostiviestejä näytöllä.
Käytä Roskaposti-painiketta
Tekoälyn avulla Gmail määrittää automaattisesti, mitkä sähköpostit ovat ei-toivottuja ja roskapostia, mikä estää niitä pääsemästä postilaatikkoosi. Toisinaan roskaposti voi kuitenkin silti päästä postilaatikkoosi, mikä aiheuttaa sotkua ja häiritsee sinua löytämään tarvitsemiasi tietoja.
Näin voi käydä, kun Gmail ei tunnista näitä sähköposteja roskapostiksi. Ratkaisu tässä tapauksessa on merkitä nämä sähköpostit roskapostiksi käyttämällä annettua painiketta.
- Valitse viesti napsauttamalla sen sähköpostin vieressä olevaa valintaruutua, jonka haluat merkitä roskapostiksi.
- Tämä näyttää sinulle muutaman painikkeen yläreunassa. Napsauta painiketta, joka näkyy huutomerkkinä ympyrän sisällä, kun haluat merkitä sähköpostin roskapostiksi.
Nyt Gmail lähettää automaattisesti kaikki samankaltaiset sähköpostit lähettäjältä roskapostikansioon, mikä auttaa pitämään postilaatikkosi puhtaana. Vaihtoehtoisesti, jos sähköposti on mielestäsi hyödyllinen, mutta Gmail on merkinnyt sen roskapostiksi, voit myös ilmoittaa sille, ettei se ole roskapostia.
Käytä suodattimia
Koska sinulla on paljon sähköposteja, et voi lajitella niitä kaikkia manuaalisesti ja päättää, mitkä niistä ovat hyödyllisiä. Onneksi suodattimien kanssa sinun ei tarvitse. Voit vain kertoa Gmailille, mitkä sähköpostit haluat tiettyyn luokkaan luomalla niille suodattimia.
- Luo suodatin siirtymällä Gmailin asetuksiin ja napsauttamalla Suodattimet ja estetyt osoitteet -välilehteä.
- Napsauta seuraavaksi Luo uusi suodatin.
- Gmail antaa sinun valita, mitä suodatin tekee. Voit valita sähköpostit tietyiltä ihmisiltä tai jotka sisältävät tiettyjä sanoja, sähköpostin koon ja jopa sen, onko niissä liitteitä. Se voi lähettää sähköposteja suoraan arkistoon menemättä postilaatikkoosi tai merkitä sähköpostit automaattisesti luetuiksi.
Voit luoda erilaisia suodattimia sähköposteillesi varmistaaksesi, että vain asiaankuuluvat sähköpostit päätyvät postilaatikkoosi, jolloin niitä on helppo tarkastella tarvittaessa ilman aikaa.
Päästä eroon käyttämättömistä välilehdistä
Oletuksena Gmail tarjoaa viisi välilehteä, joihin se luokittelee sähköpostisi. Näitä ovat ensisijaiset, sosiaaliset, foorumit, päivitykset ja tarjoukset välilehdet. Gmail sijoittaa eri sähköpostit automaattisesti sopiviin välilehtiin, mikä auttaa vähentämään uutiskirjeiden, mainossähköpostien ja muiden aiheuttamaa sotkua.
Kaikki eivät kuitenkaan tarvitse kaikkia viittä välilehteä, jolloin ylimääräiset välilehdet voivat vain lisätä sotkua. Tällaisissa tilanteissa voit poistaa käytöstä välilehdet, joita et käytä Gmailin asetuksista.
- Napsauta Asetukset-sivulla Tunnisteet-välilehteä ja vieritä alas Luokat-osioon.
- Täällä voit näyttää tai piilottaa luokkavälilehdet tarpeidesi mukaan napsauttamalla vastaavia painikkeita.
Vähemmän välilehtiä on myös helpompi tarkistaa sähköpostisi useammin, joten voit poistaa tarpeettomat.
Arkistoi sähköpostit
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa, kun haluat poistaa sähköpostit, joiden kanssa et enää ole vuorovaikutuksessa. Ensimmäinen on poistaa ne, jolloin ne siirretään Roskakori-kansioon, josta ne poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua. Toinen vaihtoehto on arkistoida ne, jolloin ne siirretään ”Arkisto”-kansioon.
Sähköpostien arkistointi tarkoittaa, että ne poistetaan postilaatikostasi, mutta niitä ei poisteta. Voit silti etsiä niitä, jos tarvitset niitä, ja löydät ne Kaikki viestit -välilehdeltä. Arkistointi auttaa sinua tallentamaan sähköpostit, joita et ehkä käytä tällä hetkellä, ilman että ne voivat aiheuttaa sotkua postilaatikkoosi.
- Arkistoidaksesi sähköpostin, vie hiiren osoitin sen päälle, jolloin näet arkistointipainikkeen sen oikealla puolella. Napsauta sitä arkistoidaksesi sen.
- Vaihtoehtoisesti napsauta kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa, niin saat erilaisia vaihtoehtoja, joiden avulla voit järjestää sähköpostisi.
- Napsauta ”Arkistoi kaikki näkyvät kohteet” arkistoidaksesi kaikki sähköpostiviestit Gmail-postilaatikkoosi.
Voit jopa valita sähköpostit tietyiltä lähettäjiltä ja arkistoida ne joukkona, mikä vapauttaa tilaa postilaatikossasi nopeasti.
Ota työpöydän ilmoitukset käyttöön
Haluatko seurata sähköposteja niiden saapuessa, jotta voit ryhtyä tarvittaviin toimiin välittömästi? Jos näin on, harkitse Gmailin työpöytäilmoitusten ottamista käyttöön. Tämä ominaisuus ilmoittaa sinulle aina, kun sähköposti saapuu postilaatikkoosi, jolloin voit hallita sähköposteja reaaliajassa.
- Ota työpöytäilmoitukset käyttöön avaamalla Gmailin asetussivu ja vieritä alaspäin Yleiset-välilehden Työpöytäilmoitukset-vaihtoehtoon.
- Täällä voit ottaa ilmoitukset käyttöön kaikista sähköpostiviesteistä vai vain tärkeistä. Voit jopa muokata sähköposti-ilmoitusten ääniä täältä. Kun olet valmis, vieritä alas ja tallenna muutokset.
Jotta saat täyden hyödyn Gmailin työpöytäilmoituksista, sinun on otettava käyttöön myös selaimen ilmoitukset, jos ne on poistettu käytöstä. Kun olet ottanut sen käyttöön, voit lukea, poistaa, arkistoida sähköposteja tai vastata niihin heti, kun ne saapuvat postilaatikkoosi.
Mykistä sähköpostikeskustelut
Saatat usein joutua sähköpostikeskusteluihin, jotka eivät välttämättä koske sinua, tai sellaisista, joita et tällä hetkellä pidä kovin tärkeinä. Vaikka voit aina poistua, toinen vaihtoehto on mykistää keskusteluketju, jotta päivityksiä ei tule jatkuvasti näkyviin ja häiritsisi sinua.
Keskustelujen mykistäminen estää uusien viestien ilmestymisen, mutta ne silti tavoittavat sinut. Löydät ne arkistoista. Tämä tarkoittaa, että voit halutessasi tarkistaa ne myöhemmin tai etsiä tiettyä sähköpostia tarvittaessa.
- Voit mykistää keskusteluketjun valitsemalla sen sähköpostiketjun vasemmalla puolella olevaa valintaruutua, jonka haluat mykistää, ja napsauttamalla sitten kolmea pistettä yläreunassa.
- Näyttöön tuleva pudotusvalikko sisältää mykistysvaihtoehdon; napsauta sitä mykistääksesi keskustelun.
Keskustelun uudet viestit eivät näy postilaatikossasi, vaan ne lähetetään suoraan arkistoon. Voit helposti etsiä mykistetut viestit kirjoittamalla is:mutedhakupalkkiin.
Tähtää tärkeät sähköpostit
Gmail pystyy melko hyvin määrittämään, mitkä sähköpostit voivat olla sinulle tärkeitä, ja lisäämällä niiden viereen keltaisen ”tärkeysmerkin”. Silti on aikoja, jolloin se ei ehkä pysty tekemään sitä oikein. Onneksi voit silti ilmoittaa sille, mitkä sähköpostit ovat tärkeitä merkitsemällä ne tähdellä.
Vaikka Gmail lisää tärkeysmerkkejä kokonaisiin sähköpostisäikeisiin, voit lisätä tähtiä ketjun yksittäisiin sähköposteihin. Näin voit etsiä tiettyjä sähköposteja nopeammin ja vaivattomasti.
- Lisää tähti napsauttamalla sähköpostin vieressä olevaa tähtikuvaketta Gmail-postilaatikossasi.
- Kun sähköpostiketju on valmis, voit poistaa tähden napsauttamalla tähtikuvaketta uudelleen.
Kun jatkat tähtien lisäämistä ja poistamista, Gmail tunnistaa sinulle tärkeät viestit paremmin. Pääset käyttämään kaikkia tähdellä merkittyjä sähköposteja Saapuneet-kansion vasemman paneelin Tähdellä merkityt -vaihtoehdon kautta.
Järjestä sähköpostisi tarrojen avulla
Gmail erottelee sähköpostit tunnisteiden avulla eri luokkiin, kuten Saapuneet-kansioon, Roskakoriin ja Luonnoksiin. Sen avulla voit luoda myös omia tunnisteita, ja voit jopa lisätä sähköpostiviestiin useamman kuin yhden tunnisteen. Tunnisteet toimivat kuten tunnisteet, joten oikean viestin löytäminen on helppoa, ja voit jopa upottaa tunnisteita, kuten alikansioita.
Tarra voi olla 225 merkkiä pitkä ja se voidaan värikoodata paremman näkyvyyden parantamiseksi. Voit myös määrittää Gmailin lisäämään tunnisteita sähköposteihin automaattisesti niiden saapuessa.
- Luo tunniste vierittämällä alas Gmail-postilaatikon vasemmalla puolella, kunnes tulet Tunnisteet-osioon. Luo uusi tarra napsauttamalla +-kuvaketta.
- Näyttöön tulevasta ruudusta voit valita tunnisteen nimen ja sen, haluatko upottaa sen olemassa olevien tunnisteiden alle. Luo tarra napsauttamalla Luo-painiketta.
Tunnisteiden käyttäminen voi helpottaa Gmail-postilaatikon järjestämistä, mutta niitä tulee käyttää strategisesti. Vaikka voit luoda useita tarroja, liian monet tarrat johtavat samaan ongelmaan, joten oikea tasapaino on ratkaisevan tärkeää. Tai voit luottaa kolmannen osapuolen sovelluksiin, joiden avulla voit lisätä tarroja välilehdiksi, jotta niitä on helppo käyttää.
Kokeile useita postilaatikoita
Gmailissa on Multiple Inboxes -ominaisuus, jonka avulla voit hallita useita Gmail-tilejä yhdistetyn postilaatikon kautta. Koska luotavien Gmail-tilien määrää ei ole rajoitettu, voit luoda erilliset tilit kotiin ja työpaikalle ja hallita niitä useiden postilaatikoiden avulla.
- Ota useita postilaatikoita käyttöön avaamalla Gmail ja napsauttamalla rataskuvaketta päästäksesi asetuksiin.
- Vieritä alas Saapuneet-kansion tyyppi -osioon ja napsauta Useita postilaatikoita -vaihtoehtoa. Kun otat tämän käyttöön, voit luoda useita ruutuja eri sähköpostiluokille, kuten aihe, tyyppi, lähettäjä jne.
Voit myös valita tietyt sähköpostit näytettäväksi eri postilaatikossa ja määrittää kunkin osion prioriteettien mukaan. Useita postilaatikoita -ominaisuus auttaa tarjoamaan selkeämmän näkymän eri sähköpostiluokista, mikä tarjoaa nopeamman käyttökokemuksen.
Ota näppäimet käyttöön Gmailissa
Jos saat paljon roskapostiviestejä, olet todennäköisesti unohtanut muutaman tärkeän, kun yrität välttää roskapostia. Gmailin Nudge-ominaisuus voi auttaa sinua tällaisissa tapauksissa muistuttamalla sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä, jotka tarvitsevat huomiota. Se toimii algoritmilla, joka tuo sähköpostit, jotka tarvitsevat vastausta sinulta tai toiselta osapuolelta postilaatikkosi yläosaan.
Ominaisuus voi olla varsin kätevä, jos tarvitset muistutuksen vastausten tai seurantasähköpostien lähettämisestä.
- Ota näppäimet käyttöön siirtymällä Gmail-asetuksiin ja vierittämällä alaspäin Yleiset-välilehdellä, kunnes tulet Nystit-osioon.
- Napsauta valintaruutua ottaaksesi näppäimet käyttöön sekä sähköpostiviesteissä, jotka tarvitsevat vastauksia ja jatkoehdotuksia.
Kun olet ottanut Nudges-toiminnot käyttöön, Gmail tuo vastausta vaativat sähköpostit automaattisesti postilaatikkosi yläosaan. Se ehdottaa sähköposteja, joihin olet ehkä unohtanut vastata, sekä niitä, jotka edellyttävät seurantasähköpostin lähettämistä. Näin voit käsitellä sähköpostiviestejä nopeasti tarpeen mukaan sen sijaan, että ne kasautuisivat postilaatikkoosi.
Käytä hashtageja Gmailissa
Kuten olemme selittäneet yllä, voit luoda tunnisteita sähköpostiviestien järjestämistä ja hallintaa varten. Jos kuitenkin haluat mennä askeleen pidemmälle, voit myös käyttää hashtageja sähköposteja kirjoitettaessa ja hakea niitä sitten helposti tiettyjä sähköposteja postilaatikostasi.
- Saatat esimerkiksi lähettää asiakkaalle sähköpostia liittyen projektiin ja käyttää viestin lopussa hashtageja #seuranta, #projektin tiedot, #projektin nimi jne..
- Nyt tähän aiheeseen rajoittuvien sähköpostien etsiminen edellyttää vain näiden hashtagejen etsimistä hakukentästä.
Kun kirjoitat hashtagit hakukenttään, kaikki kyseiset hashtagit sisältävät sähköpostiviestit näkyvät hakutuloksissa. Sinun ei enää tarvitse manuaalisesti lajitella tonnia sähköposteja löytääksesi tarvitsemasi sähköpostin.
Luo useita Gmail-aliaksia
Voit luoda Gmail-sähköpostiosoitteestasi useita versioita +-merkin sekä erilaisten numero- ja sanayhdistelmien avulla. Tämän avulla voit suodattaa sähköpostit eri lähettäjiltä, mikä auttaa pitämään postilaatikkosi puhtaana ja häiriöttömänä. Varmista vain, että luot ainutlaatuisia aliaksia rekisteröityessäsi.
Lisäämällä +any.alias sähköpostiosoitteeseesi sähköpostit pääsevät postilaatikkoosi. Jos sähköpostiosoitteesi on esimerkiksi johndoe@gmail.com, voit luoda siitä erilaisia versioita, kuten johndoe+friends@gmail.com tai johndoe+work@gmail.com.
Ja voit yksinkertaisesti suodattaa sähköpostit ja lajitella tärkeät viestit roskapostista. Voit jakaa tietyn +-merkin sisältävän sähköpostiosoitteen ihmisille, kuten läheisille kontakteille, varmistaaksesi, että viestit saapuvat ensisijaisesti postilaatikkoosi.
Sähköpostialiakset kannattaa tehdä itsestäänselviksi, jotta muistat, mihin tarkoitukseen ne loit. Tämä vinkki on hyödyllinen myös asioiden, kuten tiliisi yhdistettyjen tilausten, hallinnassa, koska voit luoda tietyn ryhmän kullekin aliakselle.
Tässä jakamamme vinkit voivat auttaa sinua järjestämään Gmail-postilaatikkosi nopeasti ja helposti, mikä tekee sähköpostin hallinnasta helppoa. Lähes jokainen näistä on helppo kokeilla ja toteuttaa, ja kestää vain muutaman sekunnin. Voit jopa kokeilla joitain näistä käyttäessäsi Gmailia mobiililaitteilla.
Jos etsit lisää vaihtoehtoja, jotka voivat helpottaa Gmail-postilaatikon järjestämistä, on olemassa useita selaimen laajennuksia ja lisäosia, jotka saattavat olla tutustumisen arvoisia, kuten alla oleva.
Vastaa